コラム労働力不足の解消

2023年08月21日 掲載

経理担当向けRPAの導入・活用事例5選
業務効率化の事例をわかりやすく紹介

経理担当は勤怠管理や入出金確認、受発注管理等、日々さまざまな種類の業務を行う必要があります。ミスや遅れが生じると会社の損益等に影響が出る可能性があるため、業務の遂行には細心の注意を払うことでしょう。とはいえ、注意を払うことに集中すると、作業に時間がかかり作業効率が低下します。逆に短時間で多くの業務をこなそうとすると、ヒューマンエラー等の問題が起きやすくなるかもしれません。

業務を効率よく、かつ正確にこなすために注目されているRPAツールは、各職種の抱える業務上の課題を解決するのに役立ちます。本記事では、RPAをどのように活用すればよいのか、役に立つ事例をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

RPAツールとは？

RPA(Robotic Process Automation)ツールとは、これまで人によって行われてきたパソコン作業のうち、ルーチン化できる作業をロボットに任せることによって業務を自動化するシステムのことです。

RPAの導入に伴いヒューマンエラーのリスクが減ることで、業務効率化や生産性の向上が期待できます。また、RPAを導入すれば、在庫確認や業者への発注書作成等、ヒューマンエラーのリスクがあり、時間のかかる作業を効率よく行うことができるほか、売上に直結するコア業務に注力することが可能です。

RPAツールの詳細については以下の記事も参考にしてみてください。

【経理】RPAの導入・活用事例5選

経理担当者は、データの管理やデータをもとにした書類作成等、パソコン上の業務を多くこなす必要があるでしょう。ここでは、経理業務におけるRPAの導入・活用事例を業種別にご紹介します。

【小売業】Excel転記の手作業をRPAで自動化！

売上データのチェックや管理の作業が毎日発生する職種は、多くあります。小売業も例外ではありません。小売業のA社における、経費精算システムの売り上げデータを活用したRPA活用事例についてご紹介します。

小売業のA社では、経費精算システムで算出した売上データのCSVをExcelに手作業で転記していました。手作業は時間がかかるうえ、転記作業を毎日行うのはストレスとなっていたといいます。

RPA導入後は、売上げデータの転記作業にかかる時間が1日5分、1年間で28時間の時間削減になったのです。さらに、年間で4.2万円のコスト削減も実現しました（28営業日計算）。毎日のルーチン作業を自動化すると、従業員のストレスが大幅に軽減されるだけでなく、コスト削減も可能なのです。

【卸売業】手作業によるシステム入力をRPAでフォルダ格納まで対応！

卸売業は、取り扱う商品よって繁忙期や閑散期があります。

手作業による業務に多くの人員や時間がとられると、繁忙期に業務量がキャパシティーを超えてしまう可能性があるでしょう。

卸売業のB社では、紙で届く請求書から必要な情報を手作業でシステムに入力する必要がありました。入力に多くの時間がとられ、ヒューマンエラーによる入力間違いが起きるリスクも抱えていました。

RPA導入後は、年間120時間かかっていた業務が12時間のExcel転記作業のみになり、年間で16.2万円のコスト削減も実現したのです。

手作業が必要なのは、紙の請求書をExcelに転記する作業のみで、システムへの入力は自動で行われるので、月末の請求書処理の稼働時間が削減されました。また、処理済みの請求書を対象のフォルダへ格納する作業まで自動化でき、処理済請求書の管理も容易になったのです。

【出版・印刷業】単純作業の仕分け処理をRPAで自動化！

単純な作業であっても、作業量が多いと従業員にかかる業務負荷は大きくなることでしょう。業務時間が増加することで、従業員に大きなストレスがかかると、ヒューマンエラーも起きやすくなります。

出版・印刷業のC社では、手作業で未処理フォルダにある納品書（エクセル）を顧客ページへアップロードし、さらに処理済みフォルダへ移動する作業をしていました。

RPA導入後は、未処理の納品書を自動で仕分け、顧客ページへのアップロードや処理済みフォルダへの移動も自動化されました。結果として、従業員のストレスは軽減され、ヒューマンエラーの防止にもつながるという好循環が生まれました。

従業員の負担軽減だけでなく、業務時間が月に20時間、1年に240時間削減され、年間で36万円のコスト削減が実現できたのです。

【教育業】シュレッダー処理の必要な書類もRPAでペーパーレスを実現！

ペーパーレス化は多くの企業における課題のひとつです。会社には個人情報や企業機密を扱う書類があるので、シュレッダー処理が不可欠ですが、処理やごみの回収のための費用が発生する場合もあるでしょう。

RPAの導入によりペーパーレスを実現した教育関連のD社の例をご紹介します。D社では、FAXで受領した紙の注文書をシステムへ手入力し、さらに手作業で仕入れ・請求処理を行ったあとにシュレッダーにかけていました。そのため、シュレッダー作業の手間や紙資源の浪費が発生していたのです。

RPA導入後は、注文書を直接PDFに保存し、AI-OCRでデータ化することで、自動で仕入れ・請求処理が可能になっただけでなく、シュレッダー作業もなくなりました。結果として月に70時間、1年で840時間の作業時間が削減でき、コスト面でも年間で126万円の削減となったのです。

ペーパーレス化に課題がある経理担当の方はぜひ参考にしてみてください。

【教育業】属人化による業務負荷をRPAによる自動化で解消！

国内の各拠点に営業所や支店をかかえていても、経理業務は本社で一括処理をしている会社は少なからずあります。
教育関連のE社では、国内に26拠点をかかえ、すべての経理業務を本社に勤務する経理担当の2名のみで行っていました。26拠点分の経理情報をエクスポートし、データベースを作成後、給与計算ネットバンキングからの入金情報の入力作業、支払い作業、総勘定元帳作成等を手作業で行っていたため、経理担当の2名に大きな業務負荷がかかる状態でした。

RPA導入後は、手作業で行っていた経理処理を自動化したことで、これまで他拠点の経理処理にかかっていた時間を月に36時間、1年で432時間削減できました。また、人が介入する業務はデータベースのチェックのみとなったことで、人件費は年間で64.8万円のコスト削減につながりました。

属人化を解消することは、業務の引継ぎがスムーズに行えるだけでなく、従業員のストレスを減らし、働きやすい職場環境を作るのに役立ちます。

業務効率化のためのRPAツールなら「WinActor®」がおすすめ

RPAツールは、働き方改革の一環として総務省が推進しているツールです。国外産を含め多くのRPAツールがあるため、どのツールを導入したらよいか迷う企業は少なからずあることでしょう。中でもおすすめのツールは「WinActor」※です。具体的にどういった点でおすすめなのか、特徴を紹介します。

• ※「WinActor」はＮＴＴアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です

純国内産で利用しやすい

「WinActor」は、ＮＴＴグループで提供・開発したPC上で行う業務の自動化を支援するRPAツールです。国内のＮＴＴの研究所で開発されたため、マニュアルからシナリオまですべて日本語で対応。さらにＮＴＴグループ内で活用し、改良を重ねた結果、誰でも簡単に使いやすいツールになっています。

また、特別な環境構築をしなくても、パソコンへインストール後、すぐに利用を開始できるため、スモールスタートにも最適です。さらに、フローチャートへパーツを並べたり、自動記録で設定が可能なため、プログラミング知識のない方でも安心して使えるのもポイントです。

国内シェア率NO.1※1

「WinActor」を採用している企業は7,500社※2以上にのぼり、国内で一番多く利用されているRPAツールです。本記事では経理担当をメインにご紹介しましたが、総務部・人事、営業事務等、業種別の導入事例も用意しておりますので、導入前の検討にぜひご活用ください。

• ※1 富士キメラ総研による「ソフトウェアビジネス新市場2022年版」より
• ※2 2022年11月末時点

充実したサポート体制

「ＮＴＴビジネスソリューションズは、RPAの導入から運用に至るまで充実したサポートメニューを用意しています。RPAの初心者にも安心なリモートでPC画面を共有しながら操作説明するサポートサービスもあるため、難しいマニュアルを自分で読んで対処する必要がありません。

また、時間や場所を問わずにRPAへの知識を深めることができる「eラーニング」や、技術実績の豊富なスタッフが現地に伺って支援する「シナリオ作成技術支援」もあります。興味のある方はお問い合わせください。

まとめ

RPAは、ヒューマンエラーのリスクをなくし、業務を自動化することによって、業務時間やコスト削減に役立つツールです。小売業や卸売業、出版・印刷業等、多くの職種においてRPAツールが導入され、業務効率化が実現しています。

「WinActor」は、国内で高く評価されているRPAツールです。これまでRPAツールを使用したことのない初心者の方でも気軽に活用を始められ、運用開始後にも充実したサポート体制があります。実際に利用し始める前に、製品版のライセンスを30日間無料で利用できる「WinActor30日間無料トライアル」サービスもあるので、ぜひ活用してみてください。

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