事例紹介共和薬品工業株式会社 様（BPO導入）

現状の課題解決と業務改善、将来的に想定される変化にも対応できる運用体制構築にアウトソーシングを導入

人事部門担当者の負担軽減、コア業務への注力などの効果も

• ※　ＮＴＴビジネスソリューションズは社会保険労務士業務の独占業務を実施することはありません。

導入ソリューションの紹介

従来の業務における課題を洗い出し、業務フローの見直しや電子サービスの導入、DXツール等の活用による業務効率化など、アウトソーシングによる稼働削減だけでなく、お客さまの業務スリム化までトータルサポート

お客さまの声

ＮＴＴビジネスソリューションズでは、共和薬品工業株式会社様の給与計算、WEB給与明細、WEB年末調整、退職金計算、退職金ポイント管理などの業務をサポートしております。共和薬品工業株式会社の人事オペレーション部の方にアウトソーシングサービス導入の経緯、導入後の効果、今後の展望などをおうかがいしました。

• Q.ＮＴＴビジネスソリューションズのアウトソーシングを導入する以前、どのような課題を抱えておられましたか？

  A. 導入前に使用していた給与計算システムは社内サーバーでの運用のため、安定した運用が難しい状態でした。また、給与・社保関連は2名ですべて担当していましたが、社員数増加もあって常に業務に追われる中、作業の質も低下しがちで、そうした状況を改善したいというのが一番の課題でした。さらに、法制度の改定や社内規程の変更があると、給与や手当の計算方法なども変わるため、その都度システムの設定変更を検討しなくてはなりません。今後も想定される多様な変化にもスムーズに対応できる運用体制構築の必要に迫られていました。

• Q.様々なソリューションベンダーの中から、ＮＴＴビジネスソリューションズのアウトソーシングを選定された理由をお聞かせください。

  A. 従業員の個人情報を提供することになりますので、情報共有時の安全性やオフィスのセキュリティの高さを最も重視し、数社と比較しました。情報共有は暗号化したメールでという社もありましたが、誤送信などの可能性もあります。ＮＴＴビジネスソリューションズは専用のストレージフォルダにデータをアップロードする方法なので誤送信や情報流出などのリスクもなく安全性を評価しました。さらに、オフィスを訪問し、防犯カメラ、IDカードでの入室制限など徹底したセキュリティ対策をされていることも決め手になりました。また、一旦アウトソーシングすると、社内での業務ノウハウが継承されなくなるため「安定して継続的に委託できる会社を」というのも重要なポイントでした。多数の実績があり信頼性の高いＮＴＴビジネスソリューションズへの委託を決めました。

• Q.導入までのプロセスで問題になったことはありましたか？

  A. 導入から3か月間、既存システムと新システムを並行稼働する試用期間があり、 その期間に問題点はすべて解決できたので、安心して本稼働へ進めることできました。 試用期間中、給与3回と賞与1回、弊社とＮＴＴビジネスソリューションズで計算作業をして、結果を照合するということもしましたが、 最初から精度の高い業務を提供いただきました。ＮＴＴビジネスソリューションには、社会保険労務士の方もおられ、こちらの希望や疑問などを伝えると 独占業務以外の部分において、経験・知見を活かして、クラウドシステム（勤怠管理・人事労務管理に関するシステム）の利用に関するアドバイスや第三者的な立場で、 システムにおける課題に対するベストな提案をしてくださいます。弊社既存の給与システムをSEの方が熟知しておられたので「サーバーからこのデータを抽出して提供してください」と ご指示をいただき、既存システムのデータを活用して、負担なく移行することもできました。

• Q.アウトソーシング導入後、どのような効果がありましたか？

  A. まずはシステムの安定稼働が実現できました。また、給与計算の作業はアウトソーシング、社内で担当者と承認者を分離してチェック体制を整えたことで、ミスが大幅に軽減できました。アウトソーシング導入にあたり、改めて業務フローを見直し、効率化を図ることができて業務量が大きく減少しました。例えば、これまではシステムからプリントした給与明細を封入して全国各地の社員の自宅宛に郵送するため、毎月給与支給前は夜遅くまでの作業でしたが、WEB給与明細に切り替えることにより、手間も時間も大幅に削減されました。アウトソーシングによって、私たち人事部門担当者の気持ちに余裕が持てるようになったことも大きな効果です。本来の業務である社員サービスの拡充や、人事部門で新しく導入することになった人事情報管理システム関連の運用準備にも注力することができています。自分自身の仕事や働き方を高めるためにじっくり考えたり、調べたりするための時間も確保できるようになりました。

• Q.最後に今後の展望をお聞かせください。

  A. 最初は給与計算とWEB給与明細から導入し、次に退職金計算、退職金ポイント管理、続いてWEB年末調整と、3年間で委託業務の範囲を拡充してきました。委託可能な業務の幅広さや実績も加味し、さらに効率化できるものがあればぜひお願いしたいと思っています。現在の委託業務もさらにタイムリーに、効率よくやりとりできるように工夫や改善をしていきたいと考えています。コロナ禍で在宅勤務も増えた今、アウトソーシングによるメリットを改めて実感しています。先ほどお話ししたWEB給与明細も郵送作業のままであれば出社しないとできないことでしたし、社員から明細についての問い合わせがあった場合もインターネットがつながる環境であれば、お互いに同じデータを見ながら説明することもできます。そして万が一、給与担当社員がコロナ感染し計算用データの提供ができない場合を想定し、非常時給与（固定給のみの仮払いデータ）の作成など前例のないものをこちらの要望に沿って柔軟に対応いただき感謝しています。