事例紹介株式会社A社（BPO導入）

ホテルサービスの基盤は働くスタッフの笑顔

従業員の健康増進のため受診率の向上を目標に健康診断業務にアウトソーシングを導入

導入背景

• 年間延べ数千人、数十か所の医療機関で従業員の健康診断を実施
• 全国展開や短期間での出店ラッシュにより、健診予約・支払い業務などの対応が社内担当者だけではできなくなった
• 急な勤務シフトの変更、異動・退職などにより、日程や予約内容の変更が多く、医療機関とのやりとりや管理が煩雑だった

導入効果

導入前

• 健康診断業務は人事管理部門 2～3 名で担当
• 約 80 ヶ所からの請求・支払処理を毎月個別に対応
• 受診状況が把握しにくかった

導入後

• ほぼ 1 名で担当、担当者の気分的な負担も軽減
• 代行により 3 か月に一度にまとめて対応
• タイムリーな情報共有で未受診率 3％→0.1％に改善

導入ソリューションの紹介

健康診断業務

従業員様の定期健康診断および人間ドックについて、提携先医療機関との日程調整、従業員様への周知、結果のとりまとめ（データ化）を実施。また、定期健康診断結果報告書の作成まで健康診断業務をトータルサポート。

お客さまの声

ＮＴＴビジネスソリューションズでは、株式会社A社様の健康診断業務をサポートさせていただいております。業務ご担当の人事管理部 ご担当者様に、アウトソーシングサービス導入の経緯、導入後の効果、今後の展望などをおうかがいしました。

• Q.NTT ビジネスソリューションズのアウトソーシングを導入する以前、どのような課題を抱えておられましたか？

  A. お客さまにご満足いただけるサービスの提供にはホテルで働くスタッフの笑顔が欠かせません。健康診断は労働安全衛生法で義務付けられているということももちろんありますが、従業員ひとり一人の健康づくりを積極的に支援するためにも、弊社では年に１回、夜勤の勤務者は年に 2 回実施しています。現在は、全国 100 ヶ所の拠点で年間延べ約 1800 人の従業員の健診を、約 80 ヶ所の医療機関に依頼しています。2012 年に BPO を導入しましたが、ちょうどその頃、ホテルの全国展開や短期間での出店ラッシュにより健康診断対象者が増え、健診予約・支払い業務などを社内スタッフだけでは対応できなくなりました。

• Q.様々なソリューションベンダーの中から、NTT ビジネスソリューションズのアウトソーシングを選定された理由をお聞かせください。

  A. 国約８０の医療機関とのスケジュール調整・未受診者対応、健診結果受領、データ作成、支払処理等の健康診断事務代行をお願いするわけですから、やはり実績があり信頼できる委託先ということを重視しました。また、ホテル業務はシフト制勤務で、急な体調不良などでシフトが変更になることもあり、健診のキャンセルも度々発生します。異動や入社・退職といった人の入れ替わりも多いので、毎月のように受診日や受診先の変更も起こります。さらに、パート勤務の中にはダブルワークの方もいて、他の職場での健診結果を提出してもらうなど、多様な働き方に応じたケースがあります。弊社の業務特性に合わせて柔軟に対応いただけることも決め手となりました。

• Q.アウトソーシング導入後、どのような効果がありましたか？

  A. 医療機関と直接のやりとりがなくなったことで、健診担当者の気持ちの面での負担が大きく軽減されました。健診当日でも急なシフト変更でキャンセルせざるを得ないこともあり、他の業務をしながら至急の連絡業務はやはり大変でした。各医療機関から請求書の処理や支払いについても、毎月 80 ヶ所分を個別に対応するのは時間も手間もかかっていたのですが、代行いただき、弊社への請求は 3 か月に一度にまとめているので非常に効率的です。3年ほど前までは、健康診断業務は、他の人事管理業務と並行して 2～3 名で対応していましたが、現在は業務フローも安定してほぼ 1 名で担当しています。

• Q.受診率向上のために工夫されたこと、改善されたことはありますか？

  A. 基本的な流れとしては全社一括で健康診断受診の案内を発信し、各拠点で集約した情報に基づき、受診先、スケジュール調整、日程変更などを個別で対応いただいています。個々の受診状況を把握しにくいこともあり、各拠点での受診状況を一覧表にまとめてタイムリーに提供いただいたものを社内の連絡網で共有しています。さらに各拠点へのメールや電話での連絡の頻度を上げ、未受診者には各店舗責任者から「できるだけ早く受診を」と直接声をかけることで、2 年前には未受診率が 3％から 0.1％に改善されました。昨年からのコロナ禍では医療機関の受け入れや受診人数に制限があり、再予約がしづらい状況になりましたが、日程変更なども NTT ビジネスソリューションズ様から迅速に行っていただき、また社内の連携も強化しながら少しでも受診率が高められるよう尽力しています。

• Q.最後に今後の展望をお聞かせください。

  A. コロナ禍で宿泊業は非常に厳しい状況にありますが、そんな中でも新店舗を開業するなど、コロナ終息の折には、またたくさんのお客さまをお迎えできるよう準備を進めています。こんな時だからこそ、従業員の健康管理・健康教育・疾病予防・メンタルヘルスへの取り組みを重点的に強化し、健康増進を実現していきたいと思っています。ホテル勤務はシフトが不規則なのでスタッフ研修などでも睡眠、食事、運動の大切さ、自己管理を実践できるように伝えています。私自身、前職がスポーツクラブで運動指導を担当していたので、その経験を生かして、日常的に続けることのできるエクササイズの提案ができればといいなと。さらに体調やメンタル不調の相談窓口の設置など、従業員が心身ともに健康で、生き生きと働きやすい職場環境づくりに努めてまいります。