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生産性向上

バックオフィス業務サポートコラム

バックオフィス業務への外部リソースの活用

NTTビジネスソリューションズには、NTTグループのバックオフィス業務で培ったスキル・ノウハウがあります。この実績を活かし、お客さまのバックオフィス業務をトータルサポートしているのが、私たちバックオフィスコンサルグループです。このコラムは社会保険労務士資格を持つ社員やNTTグループの給与計算などバックオフィス業務に携わってきた社員が担当します。バックオフィス業務に関する課題やトレンドに沿って、バックオフィス業務に携わる方の役に立つノウハウや考え方をアウトソーサーの立場からお伝えいたします。

後列左から
仲野舞さん、室井真己さん、松下和美さん(社会保険労務士資格保有)、竹田隼さん(社会保険労務士資格保有)
前列左から
西口阿里さん、渡辺由里香さん、岩永優一さん、小阪康祐さん

こんにちは。バックオフィスコンサルG コラム担当です。

12月のテーマは「バックオフィス業務への外部リソースの活用」です。
これまでのコラムでは、業務を限定せず、広くOS(アウトソーシング)やBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)、BPR(ビジネスプロセス リエンジニアリング)、BPM(ビジネスプロセス マネジメント)といった業務改善手法をご紹介してまいりましたが、今回はどの企業でも共通して存在する「バックオフィス業務」に限定し、外部リソース活用の有効性や外部リソースの選定方法等、ご紹介させていただきます。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、直接利益を生み出す「営業」「マーケティング」等、フロントオフィス業務を支える業務を指し、具体的には「経理」「財務」「人事」「総務」等、会社の運営に関わる重要な役割を担っています。

バックオフィス業務における課題

バックオフィス業務における課題は何があるでしょうか?
残業が多い、法改正への対応が必要、無駄な業務が多い、属人化など多岐にわたります。しかし、それらの課題は大きく分けると、リソースの問題とノウハウの問題にわけられます。
①リソースの問題...残業が多い、人手が足りずミスが発生、本来やるべきコア業務に注力できていない、後任の人材不足 等
②ノウハウの問題...法改正への対応が大変、社内制度の把握が大変、非効率な業務運用に陥っている、後任の育成が大変 等

バックオフィス業務における課題の解決策

これらバックオフィス業務の課題には、どういった解決策が考えられるでしょうか?
課題ごとにご紹介していきます。

バックオフィス業務の残業が多い、人手が足りずミスが発生、本来やるべきコア業務に注力できていない、後任の人材不足といったリソースの問題に関しては、OSがおすすめです。
OSは、選択する業者によって、業務の実施範囲や時期を限定して委託することができますので、例えば、反復的な作業が多い場合は部分的にOS、仕事の繁閑の差が多い場合は繁忙期のみOS、必要な人材の調達が困難な場合はその業務に特化した業者にOSといった取り入れ方が可能です。まずは部分的に取り入れ、上記のような課題の解決に一歩近づけましょう。
また、法改正への対応が大変といったノウハウの問題にもOSが有効です。具体的には専門家(社労士や税理士)への業務委託も一案ではないでしょうか。社労士や税理士に業務を委託することで、給与に関する法律改正への対応だけでなく、税制、労働保険、社会保険等について、士業のプロの適切なアドバイスを受けられる点もメリットとなります。特に、社内に有スキル者を確保するのが難しい小規模の企業には有効な手法といえるでしょう。

社内制度の把握が大変、非効率な業務運用に陥っている、後任の育成が大変といったノウハウの問題に関しては、一過性の改善ではなく、業務プロセスをPDCAサイクルによって継続的に改善していく手法、BPMにより、最適な業務プロセスを構築していくことが必要と考えられます。ですが、BPMは、ひとつ前のコラムでもお伝えした通り、新たな業務プロセスの検討に伴う担当者の負荷が高く、簡単には取り掛かれないものです。ですので、こういった場合には、業務プロセスを丸ごと外部の業者に委託するBPOをおすすめします。業務のすべてを社内で行うのではなく、外部に任せることで、リソースをコア業務にシフトし生産性を図ることができるだけでなく、専門家のスキルを活用できること、専門家がプロセスごと請け負い、業務を効率化することでコスト削減効果も期待できますので、メリットが数多く考えられます。

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外部専門業者の選び方

今回ご紹介しましたように、バックオフィス業務における課題の解決策としては外部リソースの活用が有効です。しかしながら、外部業者の選び方を誤ると期待する効果は得られません。
最後に専門業者の選び方をご紹介します。ポイントとしては、①自社にとってよいパートナーになってくれるか、②自社に対して業者の規模は適切か、③コストは適正か、④セキュリティー対策は万全か、⑤自社の希望にあう業務委託内容か、といったことがあげられます。

①自社にとってよいパートナーになってくれるか

自社がOSようとする業務と業者の得意業務がマッチしているか、相互に理解を深め、よりよい業務運営をしていけるか、パートナーとして相互に率直に話し合えるかといった観点で業者を見極めることが大切です。

②自社に対して業者の規模は適切か

OSを請け負う業者にはそれぞれ得意な企業規模があります。中小企業を得意とする業者や大企業の受託ノウハウが豊富な業者などがありますので、委託先業者が自社の規模を得意としているかを見極めるようにしてください。

③コストは適正か

業務を外部委託する場合、当然ながらランニングコストがかかります。自社内で業務を実施する場合にも人件費等がかかりますので、単純に負担が大きくなるわけではありませんし、もちろん安ければいいというものではありません。しかしながら、継続的にそのコストを負担していくことが自社にとって妥当なのか、無理のない金額なのかはしっかりと見極めたいポイントです。

④セキュリティー対策は万全か

プライバシーマークを取得しているか、業務に従事する従業員をきちんと教育しているか、契約書内に機密保持条項があるか、再委託を望まない場合にはそれを制限する条項があるかなど、自社の求めるセキュリティー基準を満たしていることをしっかりと確認するようにしてください。

⑤自社の希望にあう業務委託内容か

今後の受託範囲拡大や休日対応、従業員との直接対応、海外対応が可能か等観点で確認してください。例えば今は給与計算だけ委託したいと思っていても将来的には経理業務へも委託範囲を広げたくなることもあるでしょう。海外拠点を持つ会社であれば外国語対応や時差対応が可能か等も判断の基準になると思います。

まとめ

いかがでしょうか。バックオフィス業務への外部リソースの活用は、様々な課題解決に有効な手段であり、ポイントを押さえて業者を選べばよりよい業務運営が実現できます。課題解決への一案として一度ご検討してみてはいかがでしょうか。

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給与計算アウトソーシング

給与支払事務など間接業務のアウトソーシングによってお客さまの負担を軽減し、本来のコア業務に限られた社内リソースをシフトすることが可能です。勤務管理、給与計算、賞与計算はもちろんのこと、給与明細書発行など、給与担当者が行う業務を代行可能です。

給与計算アウトソーシングに関するお問合せ
https://form.nttbizsol.jp/inquiry/backoffice

人事・給与

NTTグループのバックオフィス業務で培ったスキル・ノウハウがあります。この実績を活かし、人事・給与のアウトソーシング等をトータルサポートいたします。

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