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生産性向上

給与計算業務のBPOで起こすバックオフィス改革

給与計算アウトソーシングとは?
代行範囲や料金相場、選び方を解説

給与計算アウトソーシングは給与計算、賞与計算などを代行できるサービスです。属人的になりがちな労務管理の標準化や法改正にスムーズに対応できるため、バックオフィスの負荷低減やミスの防止に役立ちます。本稿では給与計算アウトソーシングの概要とメリットやデメリット、効果的な委託先の選び方について解説します。

給与計算アウトソーシングとは

給与計算アウトソーシングとは、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)の一種で、給与や社会保険料などの計算、年末調整に関する業務を外部に委託、またはそのサービスを利用することをいいます。

給与計算は税制や社会保障制度・労働法などが関係する高度な作業で、自社ですべて行う場合、従業員数によっては担当者の負担増は避けられません。

企業によっては専任担当を置く余裕がなく、さまざまな業務を兼任している場合もあるでしょう。繁忙期などで業務負荷が高まった際にはミスも発生しやすくなります。

給与計算業務をアウトソーシングすることにより、人的コストを削減できるとともに、業務に精通したスタッフに計算を任せられるのでミスを低減できるメリットがあります。

給与計算アウトソーシングへ委託できる業務

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給与計算アウトソーシングでは、毎月の給与の計算だけでなく、さまざまな業務を委託できます。

委託できる業務の例
  • 給与計算
  • 賞与計算
  • 住民税計算
  • 年末調整
  • 労働・社会保険業務

給与計算

給与計算では勤怠管理のデータを元にして毎月の給与額・源泉徴収額・手取り額を計算します。給与の額は社員個人の生活に直結するので非常に重要な業務です。給与計算アウトソーシングは業務に精通したスタッフが代行するので、安心して任せられます。

賞与計算

賞与は法律には規定されておらず、会社独自の基準で支給するものです。会社の業績や社員個人の成績に応じてその都度金額が決まり、支給するタイミングも自由です。会社によっては複雑になりがちな賞与計算も一括して委託可能です。

住民税計算

頻雑な作業が多い住民税の計算にもアウトソーシングが力を発揮します。住民税は前年の所得金額に基づいて決まり、毎年5月~6月に住民税課税決定通知書が会社に届きます。この通知書に書かれた課税額を毎月従業員の給与から天引きしなければなりません。

住民税の税額は従業員が住む自治体によって異なり、金額も毎年変わるので、課税額の変更に素早く対応する必要があります。こうした年度更新作業も給与計算アウトソーシングで対応可能です。

年末調整

年末調整は申請書のとりまとめやチェック、集計、データ入力など非常に多くの工数がかかる作業で、バックオフィスの負荷を増大させます。年末調整をアウトソーシングすれば人的コストの削減が期待できます。

労働・社会保険業務

社会保険とは国民の生活を守るために制定された社会保障制度の一種で、雇用保険・健康保険・厚生年金・介護保険・労災保険の5つの総称です。社会保険も年度更新が必要な業務です。給与計算アウトソーシングでは年次更新から算定基礎届、月額変更届といった書類の作成も代行可能なため、業務負荷の大幅な削減ができます。

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データからわかる給与計算アウトソーシングの重要性

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近年、給与計算アウトソーシングを検討する必要性が高まっています。勤怠管理や会計などのバックオフィス業務効率化のためのSaaSを提供するfreee株式会社が2022年2月10日~17日に実施した「人事労務領域のアンケート」によると、以下の結果が判明しました。

  • 1人で労務を担当している企業が30%以上存在し、最も多い
  • 労務担当者が他の業務と兼任の企業は86.5%に上る
  • 業務に不安を感じている労務担当者が60%以上に上る。企業の規模別に見ると従業員数の多い企業ほど不安を感じる労務担当者の割合が多くなる
  • 具体的な業務では給与計算に不安を感じる労務担当者が最も多い
  • 労務担当者が不安を感じる理由の第1位は「計算・入力ミス」
  • Excelなどの手入力で給与計算を行っている担当者が過半数

出典: freee株式会社 「スモールビジネスが抱える労務の課題が明らかに freee人事労務がインターネット調査を実施

このようにバックオフィスの現場では、現在の給与計算業務のあり方に不安を覚えている担当者が多くみられます。

給与計算業務は専門的で高度な知識が求められると同時に、属人的な業務になりがちです。また毎年のように起こる法改正へのフォローアップも労務担当者の大きな負担となる場合があります。

こうした定型業務の負荷が原因で、人事制度改革などの重要な業務に時間を割けない場合もあります。給与計算業務の効率化はもちろん、企業の生産性をより向上させるためにも給与計算アウトソーシングの必要性が高まっているのです。

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給与計算アウトソーシングのメリットとデメリット

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給与計算アウトソーシングにはいくつかのメリットとデメリットがあります。メリットのほうが大きいものの、デメリットも考慮した上で検討しましょう。

メリット

給与計算アウトソーシングにはさまざまなメリットがありますが、主に以下の7つが挙げられます。

1.属人化防止と業務品質の向上

アウトソーシングでは業務プロセスを整理し、業務の標準化やマニュアル化を行うことで業務の属人化を防ぎます。業務に精通したスタッフが対応するため、業務プロセスの各フェーズの精度が向上し、確認の手間や手戻りの頻度低減にもつながります。

2.法令順守

税制や人事労務関係法令の改正にも漏れることなく、確実に対応できるのも給与計算アウトソーシングのメリットです。

今後施行される法改正の例として、改正労働基準法の時間外労働規制の中小企業への適用が挙げられます。これは2010年に改正され大企業のみに適用されていた月60時間超の時間外労働時間の割増賃金率を、2023年4月より中小企業にも適用開始するものです。

法改正の最新情報に対応している代行業者は、法令違反などのトラブルを未然に防ぎ、適切な給与計算業務を行うことができます。これはコンプライアンスの強化にもつながります。

3.担当者の突然の休職・退職などのリスク回避

担当者が突然、休職・退職してしまった場合、急な引継ぎが発生し、他の業務に支障をきたす恐れが出てきます。アウトソーシングすることで業務を中断することなく影響を最小限に抑えることが可能です。

4.繁忙期への対応

繁忙期に自社のリソースを割く必要がない点も、給与計算アウトソーシングのメリットです。一般的に年末は業務が集中する時期で、とくに年末調整は非常に時間と手間がかかる業務です。アウトソーシングすれば人的リソースを自社で用意する必要はありません。

5.コア業務への専念

給与計算アウトソーシングを利用すればコア業務へ専念することが可能です。多くの労務担当者は他の業務と兼任で担当しており、給与計算の手間が増えると他の業務への影響が懸念されます。アウトソーシングすることで、企画・戦略立案などのコア業務に取り組む時間をより多く捻出できます。

6.BCM

BCM(Business Continuity Management)は事業継続マネジメントのことです。給与計算アウトソーシングは災害時の事業継続性にもプラスに働きます。仮に災害によって自社の設備が破損しても、アウトソーシング先にデータが残っていれば復旧できるからです。

給与計算アウトソーシングを提供している企業はシステムの二重化やスタッフのバックアップ体制などを整えている場合も少なくありません。災害などで自社に被害が出た場合に早期に通常業務に復帰する手助けになります。

7.コスト削減

給与計算をはじめとした手間のかかる計算業務をアウトソーシングするので、下記のような人的コストの削減につながります。

  • 人材の採用・育成にかかるコスト
  • システムの保守や法令対応にかかるコスト

給与計算業務は幅広く高度な知識が必要なため、即戦力の人材を採用しようとしても、スキルを持った人材が見つからない場合が多いです。人材を育成するにも多大な時間とコストがかかります。給与計算アウトソーシングには、それらのコストの削減につながる可能性があります。

デメリット

給与計算アウトソーシングにはデメリットもあるため、留意しつつ導入しましょう。

1.自社にノウハウが蓄積されない

給与計算をアウトソーシングすると、自社にノウハウが蓄積されない場合があります。労務関係の法律は頻繁に改正されますので、改正のたびに知識やノウハウをアップデートしなければなりません。しかし、アウトソーシングしていると自社が保有している知識やノウハウが古いまま止まってしまう場合もあります。

給与計算アウトソーシングの代行業者を選ぶ際には、マニュアルなどを整備して、自社への知識のフィードバックをしてもらえるかが、サービス検討時のポイントになるでしょう。

2.情報漏えい

給与計算に限らず、アウトソーシングには情報漏えいのリスクが常に存在します。委託先の企業のセキュリティー体制やスタッフのリテラシーも検討の際の重要なポイントとなるでしょう。

代行業者選定の際には委託先が実施しているセキュリティー対策やプライバシーマークなどの認証取得状況を調べた上で検討しましょう。

給与計算アウトソーシングの料金相場

給与計算アウトソーシングの料金相場について解説します。給与計算アウトソーシングは作業範囲によって料金が変わりますので、契約ごとに見積もするのが基本です。料金は代行業者によって変わりますが、おおむね以下のような傾向がみられます。

1.対象人数による従量課金

社員ひとりあたり月額1,000円程度が相場である代行業者が多いです。これ以外にも数万円~数十万円の初期費用がかかる場合もあり、代行業者によってさまざまです。従量料金の1か月分としている企業もあります。もちろん初期費用が無料の代行業者も存在します。

2.稼働時間による従量課金

対象人数以外ではスタッフの稼働時間による従量課金制もあります。スタッフひとりの作業1時間あたり1,500円〜4,000円程度の場合が多いです。

給与計算アウトソーシングの選び方

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給与計算アウトソーシングを選ぶ際にはいくつかのポイントがあります。以下のポイントを押さえつつ、自社に合った代行業者を選びましょう。

対象の業務範囲

どこまでの業務を担うのかは代行業者によって異なるため、自社の課題に対応できる企業を選ぶ必要があります。また給与計算以外にも、試算表作成などの経理業務の代行のような他のバックオフィス業務もあわせた依頼ができる場合もあります。年末調整のみなど部分的な依頼も可能かどうかもチェックポイントです。

対象のシステム

給与計算にはクラウドサービスを使うことが多いですが、代行業者によって対応しているクラウドサービスが異なります。自社が指定するクラウドサービスが利用可能か、自社が現在使っているシステムをそのまま利用できるかなどが検討のポイントです。

今まで手作業で入力していたのをクラウド化したい場合には、クラウドサービスの導入から請け負う企業もあります。自社の方針とサービス内容の合う代行業者を選びましょう。

実績

給与計算アウトソーシングの委託先を選ぶ際には実績が重要です。ただ実績の件数だけが多ければよいわけではありません。自社に近い企業へのサービス提供実績がどの程度あるのかも調べてから決めましょう。業種や業態、企業規模で自社と似た企業への実績が多いほど自社に合った委託先である可能性が高まります。

セキュリティー

情報セキュリティーについても検討のポイントとなります。まず、代行業者のホームページに認証マークが掲載されているかを見ましょう。認証マークとは外部機関が発行する十分な情報セキュリティー対策が構築されている証明のマークです。認証マークの例としては「プライバシーマーク(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)」や「ISMS(情報セキュリティーマネジメントシステム)」が挙げられます。

問い合わせの際にセキュリティー体制や災害時のバックアップ体制について確認するのもよいでしょう。

NTTビジネスソリューションズの給与計算アウトソーシング

NTTビジネスソリューションズでは、高品質で効率的な給与計算アウトソーシングを提供しています。コンサルティングから運用までワンストップで提供可能で、年末調整など部分的にお任せいただくこともできます。

すでに自社でお使いのシステムがある場合は、乗り換え不要で継続してお使いいただけるプランもご用意しております。

業務の遂行にあたっては給与計算ルールの仕様書での明確化やドキュメントの整備を行ない、自社へのノウハウの蓄積や属人化の予防にもつなげます。

セキュリティー面では、「個人情報保護マネジメントシステム」により個人情報の適切な保管および管理を実現しております。プライバシーマークも取得し、情報セキュリティーの徹底に努めていますので、安心してご利用いただけます。

給与計算に課題を抱えているお客さま、ぜひNTTビジネスソリューションズまでお気軽にご相談ください。

さらに計算業務の実態や課題などを詳しく知りたい方は、以下の資料もおすすめです。本稿で紹介していないデータもありますので、ぜひダウンロードしてみてください。

「給与計算業務の体制状況」に関するアンケート結果の調査レポート

調査レポートダウンロード

関連リンク

給与計算アウトソーシング
https://www.nttbizsol.jp/service/backoffice/

給与計算アウトソーシングに関するお問合せ
https://form.nttbizsol.jp/inquiry/backoffice

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