ICTで経営課題の解決に役立つコラムを掲載

2022年12月05日掲載

電子契約を導入して業務を効率化しよう

電子契約を導入すれば、リモートでの契約締結が可能となり、業務プロセスの効率化に繋がります。ただし、締結手続きおよび締結後の電子帳簿保存につき、紙の契約書とは異なるポイントに注意が必要です。

今回は、電子契約の導入を検討する企業に向けて、電子契約の締結や電子帳簿保存に関する注意事項をわかりやすく解説します。

電子契約とは

電子契約とは、電子データによって締結する契約をいいます。

契約とは、2人以上の人（法人を含む）が結ぶ法律上の約束（合意）のことです。契約を締結した当事者は、契約の内容に拘束されます。

契約の締結方式については、一部の例外を除いて特にルールはなく、当事者が自由に方法を選択できます。従来は紙の契約書を作成するケースが大半でしたが、最近では電子契約の方式を選択する例が増えている状況です。

電子契約を導入するメリット

電子契約には、以下に挙げるようにさまざまなメリットがあります。特に、契約の締結・管理に要するコストと手間を削減し、業務の効率化を図りたい企業は、電子契約の導入を検討する価値があるでしょう。

（1）リモートでの締結が可能
当事者双方が顔を合わせず、それぞれのオフィス等に居ながら契約を締結できるため、移動に要する時間や費用を節約できます。

（2）契約書の管理が容易になる
電子契約は物理的な保管スペースを必要とせず、検索機能を確保することで過去の契約書をスムーズに探せるなど、契約書の管理が容易になるメリットがあります。

（3）印紙税がかからない
収入印紙を貼る必要がある契約書※1 ※2（金銭消費貸借契約書・工事請負契約書等）については、電子契約の方式で締結すれば、収入印紙の貼付が不要となります。

電子契約の有効性を証明する「電子署名」

電子契約を締結する際には、電子署名を付すことにより、契約締結の有効性を担保することが望ましいでしょう。

「電子署名」とは、電子ファイルを本人が作成したものであることを示し、かつ当該情報が改変されていないかどうかを確認できるように付された措置をいいます（電子署名及び認証業務に関する法律2条1項）。

電子署名が付された電子契約ファイルは、権限ある当事者の締結により真正に成立したものと推定されます（同法3条）。これは、紙の契約書における署名や、当事者の印章による押印と同様の効果です。

各事業者がリリースしている電子契約サービスを利用すると、電子署名を手軽に付すことができます。電子署名への対応状況や、それ以外の具体的なサービス内容については、電子契約サービスをリリースしている各事業者へご確認ください。

電子契約を締結する際の注意点

電子契約を締結する際には、相手方の契約締結権限を確認する必要があります。

電子契約はリモートで締結するため、相手方において締結処理を誰が行っているのかを見ることができません。もし無権限者が締結処理を行った場合、その電子契約は無効となってしまう可能性があるので要注意です。

各電子契約サービスにおいては、メール認証等のシステムを通じて、権限ある者でなければ締結処理ができない仕組みが導入されています。しかし、それでもチェックに漏れが生じ、無権限者によって契約が締結されてしまう可能性も否定できません。

相手方の契約締結権限を確認するためには、当該契約の締結に関する取締役決定書または取締役会議事録の提出を受ける方法が考えられます。また、権限を有する者が締結処理を行うことにつき、相手方から表明保証※3を取得して、無権限者による締結のリスクをカバーしておくことも一つの方法です。

電子契約ファイルを保存する際の注意点

電子契約を締結したら、電子署名済のファイルを適切に保存することが大切です。特に、電子帳簿保存法の遵守と、情報セキュリティーの確保の2点には十分ご注意ください。

電子帳簿保存法のルールに従う

電子契約ファイルは「電子取引の取引情報に係る電磁的記録（データ）」に該当するため、電子帳簿保存法のルールに従った保存が義務付けられます（同法7条）。

電子帳簿保存法によれば、電子契約ファイルを電子保存する場合、以下の2つの措置を講ずることが必要です。

（1）真実性の確保
データの改ざんを防ぐため、以下のいずれかの措置を講ずる必要があります。

あらかじめタイムスタンプを付与する
締結後速やかにタイムスタンプを付与して、保存者または監督者の情報を確認できるようにする
訂正や削除の履歴が確認でき、または訂正や削除ができないシステムを通じて締結する
正当な理由のない訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、当該規程に沿って適切に保存する

（2）可視性の確保
データを出力確認できるようにするため、以下の措置を講ずる必要があります。

データを出力するための機器や操作説明書を備え付ける
検索機能を確保する（要件を満たせば免除される場合あり）
電子計算機処理システムの概要書、操作説明書等を備え付ける（自作のプログラムを用いている場合等）
データ保存等に関する事務処理規程を備え付ける

電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスを利用する、弁護士や税理士のアドバイスを受ける等して、ルールに従って電子契約ファイルを保存しましょう。

情報セキュリティーを万全に保つ

電子契約に関するもっとも大きな懸念点の一つが、情報漏えいのリスクです。電子契約ファイルが外部に流出してしまうと、取引への悪影響や相手方からの信頼失墜に加えて、会社としてのレピュテーションにも大きなダメージを与えかねません。

以下に挙げる対応等を組み合わせて行い、電子契約の漏えいリスクを最小化するように努めましょう。

保存先のフォルダにアクセス権を設定し、閲覧可能な従業員等の範囲を最小限に限定する
電子契約ファイルにパスワードを設定する
情報セキュリティーに関する従業員研修を行う等

まとめ

電子契約の導入には、電子帳簿保存法への対応や情報セキュリティー面でのハードルがあることは否めません。しかし、これらのハードルをクリアすれば、コスト・手間の削減による業務効率化のメリットを享受できます。

特にコロナ禍となった2020年以降、各企業において電子契約導入の流れは加速度的に進みました。今後は、電子契約の締結を希望する取引先が増えることも予想されます。

電子契約をまだ導入していない企業は、一度社内で導入を検討してみてはいかがでしょうか。

参考資料一覧

※1 出所) 国税庁「No.7140 印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで」
※2 出所) 国税庁「No.7141 印紙税額の一覧表（その2）第5号文書から第20号文書まで」
※3 表明保証：契約の一方当事者が相手方に対してある事項を表明し、保証すること。表明保証違反が判明した場合、損害賠償や契約解除などの対象になる。