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2023年10月17日掲載

RPA連携でバックオフィス業務を自動化

AI OCRとは？機能や導入メリット、失敗しない選び方を解説

AI OCRとは、文書の画像データを読み込み、記載された文字をデータ化するOCR（Optical Character Reader）に、AI（Artificial Intelligence）を搭載した技術のことです。紙ベースの帳票に書かれた情報をデータ化することで、入力作業の軽減やペーパーレス化につながります。さらに、データ化した文字を基に定型作業を自動化するRPA（Robotic Process Automation）とAI OCRを連携すると、大幅な業務効率化が実現します。

本稿では、AI OCRの機能や導入するメリット、AI OCRが苦手な帳票、選び方を詳しく解説します。

AI OCRとは

AI OCRとは、画像データに記載された文字をデータ化するOCRに、AIを搭載した技術のことです。AI OCRを活用すると、従来は読み取りが難しかった手書き文字の認識精度が向上します。手作業で行っていた帳票のデータ入力作業が効率化するため、業務の生産性が高まる点がメリットです。AI OCRは、製造業、金融機関、自治体等、さまざまな業界で導入されています。

OCRとの違い

OCRとAI OCRとの大きな違いは、定形外の文字を読み取れるかどうかという点です。OCRは「光学文字認識機能」のことで、紙文書をスキャンして読み込み、記載された文字をデジタル化する技術です。従来型のOCRは、決まったルールに基づいて書かれた文字のみを認識し、手書き文字や雑文字等、イレギュラーな文書には適していませんでした。

AI OCRは、深層学習（ディープラーニング）によって読み取り精度を高められるため、定形外の文字情報を学習し読み取れる点が大きな違いです。また、AI OCRでは、文脈を判断する認識技術やデータベースマッチング（後述）等、さまざまな機能も利用できます。

▼OCRとAI OCRとの違い

		従来型のOCR	AI OCR
読み取り技術	機械文字	△	〇
	手書き文字	△	〇
	雑文字	×	〇
	悪画質	×	△
	罫線	×	〇
	テンプレート識別	△	〇
認識技術	データベースマッチング	×	〇
	文脈認識	×	〇
	AI学習	×	△

※当社調べのため、〇×ともに100%をお約束できるものではございません

AI OCRの機能

AI OCRにおける3つの機能と特徴を解説します。

高精度な読み取り

AI OCRを使うと、さまざまな種類の帳票や文字の高精度な読み取りが実現します。例えば、癖のある手書き文字や修正文字、印鑑修正やレ印も正確に認識します。

AI OCRは、紙の文字だけでなくドキュメント画像の読み取りも高精度に行えるのが特徴です。OCRで対応できる定型帳票だけでなく、注文書や領収書等、レイアウトが異なる帳票でも記載内容を正確に読み取ります。　

文脈判断機能

AI OCRは単に文字を読み取るだけでなく、文脈を認識して修正することも可能です。例えば、「コ"ミ"ュニティー」を「コ"三"ュニティー」と誤変換した場合、文脈を認識し、「コミュニティー」と正確に変換する機能等があります。

データベースマッチング機能

読み取った文字から、データベースに登録した情報を取得する機能もAI OCRに搭載されています。例えば、AI OCRを使って7桁の社員コードを読み取るだけで、社員の氏名を自動で取得して、入力画面に反映させることができます。

深層学習

AI OCRは、深層学習により継続的に精度が向上します。深層学習とは、人間の脳神経回路の仕組みを再現した学習アルゴリズムのことです。
AIが自ら学習して、人間のように複雑な判断ができるようになります。

AI OCRを使い続け、読み取り精度が低い文字については、一定精度をあげる設定をすることで、認識精度が向上する点が特徴です。

RPA連携

AI OCRをRPAと連携できる機能が搭載されているサービスもあります。RPAは、シナリオに基づいて動作するロボットによって定型業務を自動化します。AI OCRとRPAを連携すると、AIが読み取ったデータを基にRPAが自動で入力ができるため、さらなる業務効率化が実現する点がメリットです。
RPAについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

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AI OCRを導入するメリット

AI OCRを導入する3つのメリットを解説します。

作業負担の削減

AI OCRの活用で、人の作業負担を削減できます。AI OCRは認識精度が高く、ミスが少なく修正の手間を減らせるからです。さらに、RPA連携で定型業務を自動化できれば、作業効率が大幅にアップします。

ペーパーレス化の推進

これまで紙でやり取りしていた手書き等の文書をAI OCRを用いてデジタルデータ化することで、ペーパーレス化を推進します。過去に蓄積した書類をデジタルデータ化して紙を削減することで、管理業務が効率的になるだけでなく、保管場所の省スペース化にもつながります。

データベースの構築

紙に記載された情報をAI OCRで読み取り、保管すれば情報を一元管理でき、データベースの構築に役立ちます。検索性が高まり、社内情報を共有しやすくなるでしょう。

AI OCRが苦手な帳票レイアウト

AI OCRに人工知能が搭載されているといっても、100％の認識精度ではありません。以下で紹介するように、AI OCRでは読み取りが難しい帳票レイアウトもあります。そのような帳票を取り扱う場合、AI OCRの使用前に画像クオリティを高めたり、使用後に人が目視チェックしたりする等、一手間を加える必要があります。

行数が可変

行数が可変の帳票レイアウトでは、AI OCRが読み取れないケースがあります。上の納品書の画像に記載された「商品名」が例として挙げられます。注文するたびに商品数が変わる場合は、読み取る範囲を絞り込むことができず、正確に商品名を読み取れないことがあります。

罫線がない

帳票に罫線がない場合、読み取り位置がずれ、正確に認識できない場合があります。
AI OCRは、読み取り位置を判定するために罫線や枠等の連続した部分を検索するからです。罫線がなければ、正常に読み取りを完了できない可能性があります。

帳票の汚れやズレ

FAX受信した帳票に汚れの線や余白部分の大きなズレがあった場合、AI OCRでは上手く読み取れません。このような場合、帳票を整えてからAI OCRを使用する必要があります。

AI OCRの選び方

AI OCRの選定における5つのポイントを解説します。

読み取り精度

AI OCRの読み取り精度が低ければデータ修正に手間がかかるので、精度の高さが重要です。「精度」と一言で言っても製品によって意味が変わります。特定の帳票に特化して精度を上げている製品、汎用的に精度を高めている製品、一部のフォントに対応している製品等、こだわっている部分が異なります。

自社の状況に合わせて、現場の課題解決につながる製品を選ぶ必要があるでしょう。

操作性

専門知識がない従業員でも操作しやすいAI OCRを選ぶことで、業務を標準化できます。帳票の読み取り範囲を誰でも簡単に広げられる等、操作性がシンプルで直感的に使えるツールであることも選定基準の一つです。

連携機能

AI OCRの導入前に、連携機能があるか確認しましょう。AI OCRにAPI（Application Programming Interface）が用意されていれば、一からプログラムを組むことなくRPA等、別のサービスと簡単に連携できます。AI OCRの機能を柔軟に拡張でき、業務効率化をさらに促進できます。

セキュリティー

個人情報や機密情報を扱う可能性のあるAI OCRを安全に運用するためには、セキュリティーも重要です。具体的なセキュリティー対策や、ベンダーがセキュリティー対策の認証を得ているか確認しましょう。

サポート体制

AI OCRを継続的に安定運用するには、ベンダーからサポートを受ける必要があります。問い合わせ窓口は設置されているか、トライアル期間からどのような手厚い支援を受けられるか等を確認しておきましょう。

簡単に操作設定ができる高精度のAI OCR「DX Suite」

ＮＴＴビジネスソリューションズは、誰もが簡単に操作設定ができる高精度のAI OCR「DX Suite」を提供しています。DX SuiteにはAIが搭載されているため、深層学習により精度が向上する点が特徴です。読み取りに自信がない文字に対してはフラグが立つので、目視チェックも最小限に抑えられます。

さらに、RPAソリューション「WinActor®」と連携させれば、AI OCRでデータ化したテキストを基幹システム等へ自動入力でき、大幅な業務効率化が実現可能です。

DX SuiteのデータセンターにはAWSを採用し、高いセキュリティー基盤を構築しています。「Success Program」という導入支援プログラムでは、帳票や対象業務の選定から検証までの丁寧なサポートを受けられるため、安心してご利用いただけます。

まとめ

従来型のOCRと比較して、AI OCRは読み取り精度が高く、深層学習で以前は読み取りできなかったフォントでも判別できるようになりました。AI OCRはRPAと親和性があり、連携することで定型業務の自動化やペーパーレス化を加速できます。

高精度のAI OCR「DX Suite」に関しては、以下のサイトで詳しく紹介しているので、ぜひご覧ください。